Algemene Verordening Gegevensbescherming voor online ondernemers

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR), is een Europese verordening die in mei 2018 in werking is getreden. Deze verordening heeft als doel de persoonsgegevens van EU-burgers te beschermen en bedrijven te dwingen om transparanter en veiliger om te gaan met deze gegevens. Voor online ondernemers is het van cruciaal belang om deze regelgeving te begrijpen en na te leven. In dit uitgebreide blogartikel bespreken we wanneer de AVG van toepassing is, welke verplichtingen dit met zich meebrengt, en hoe je als ondernemer kunt voldoen aan deze regels.

De AVG is van toepassing op elke organisatie die persoonsgegevens van EU-burgers verwerkt, ongeacht waar de organisatie gevestigd is. Dit betekent dat zelfs niet-Europese bedrijven zich aan de AVG moeten houden als zij diensten of producten aanbieden aan EU-burgers of hun gegevens verwerken.

Enkele voorbeelden van situaties waarbij de AVG van toepassing is:
Webshops: Je hebt een online winkel die producten verkoopt aan klanten in de EU.
Dienstverleners: Je biedt online diensten aan die gericht zijn op EU-burgers, zoals webdesign, consultancy, of marketingdiensten.
Gegevensverzameling: Je verzamelt en bewaart gegevens van EU-burgers, bijvoorbeeld via contactformulieren, nieuwsbriefinschrijvingen, of gebruikersregistraties.
Tracking en profilering: Je gebruikt cookies of andere trackingtechnologieën om gedrag van EU-gebruikers te volgen en te analyseren.

1. Transparantie en informatieplicht
Je moet duidelijk communiceren welke gegevens je verzamelt, waarom je deze verzamelt, hoe je ze gebruikt, en aan wie je deze gegevens verstrekt. Dit moet gebeuren via een privacyverklaring die gemakkelijk toegankelijk en begrijpelijk is.

Wat moet een privacyverklaring bevatten?
– Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
– Doelen en rechtsgrondslagen van de gegevensverwerking
– Beschrijving van de categorieën persoonsgegevens
– Ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonsgegevens
– Bewaartermijnen van de gegevens
– Rechten van de betrokkenen (zoals recht op inzage, rectificatie, en verwijdering)
– Informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar derde landen
– Informatie over het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

2. Toestemming
Voor het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens moet je expliciete toestemming verkrijgen van de betrokken personen. Deze toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.

Hoe verkrijg je toestemming?
– Gebruik duidelijke en eenvoudige taal zonder juridische termen.
– Zorg ervoor dat het geven van toestemming een actieve handeling is (bijvoorbeeld door het aanvinken van een vakje).
– Geef betrokkenen de mogelijkheid om hun toestemming in te trekken op dezelfde gemakkelijke manier als waarmee zij deze hebben gegeven.

3. Rechten van betrokkenen
Onder de AVG hebben individuen verschillende rechten met betrekking tot hun gegevens, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering (recht om vergeten te worden), beperking van verwerking, gegevensoverdraagbaarheid, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking.

Uitleg van de belangrijkste rechten:
– Recht op inzage: Betrokkenen hebben het recht om te weten welke gegevens je van hen hebt en hoe deze worden gebruikt.
– Recht op rectificatie: Betrokkenen kunnen verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
– Recht op gegevenswissing: Betrokkenen kunnen verzoeken om hun gegevens te verwijderen als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
– Recht op beperking van verwerking: In bepaalde situaties kunnen betrokkenen vragen om de verwerking van hun gegevens te beperken.
– Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Betrokkenen hebben het recht om hun gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
– Recht van bezwaar: Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun gegevens op basis van hun specifieke situatie.

4. Gegevensbeveiliging
Je moet passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens die je verwerkt te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, of andere vormen van onrechtmatige verwerking. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van encryptie, firewalls, en toegangscontroles. Investeer in goede beveiligingsmaatregelen en zorg ervoor dat je medewerkers zich bewust zijn van de beveiligingsprocedures en deze naleven.

5. Meldplicht datalekken
Bij een datalek moet je dit binnen 72 uur melden aan de toezichthoudende autoriteit, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het datalek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. In sommige gevallen moet je ook de betrokken personen informeren.

Wat te doen bij een datalek?
– Identificeer en beoordeel het lek: Bepaal welke gegevens zijn gelekt en beoordeel de mogelijke impact.
– Meld het lek: Informeer de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur en verstrek alle relevante informatie.
– Informeer betrokkenen: Als het datalek een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, moet je hen direct informeren.
– Neem corrigerende maatregelen: Onderzoek de oorzaak van het lek en neem maatregelen om herhaling te voorkomen.

1. Implementeer een privacybeleid
Begin met het opstellen van een uitgebreid privacybeleid waarin je alle aspecten van gegevensverwerking binnen je bedrijf beschrijft. Zorg ervoor dat dit beleid regelmatig wordt bijgewerkt en gemakkelijk toegankelijk is voor je klanten. Zie hier mijn voorbeeld.

2. Verzamel alleen noodzakelijke gegevens
Beperk de gegevensverzameling tot wat strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je ze verwerkt. Vermijd het verzamelen van overbodige of gevoelige informatie tenzij absoluut noodzakelijk en met expliciete toestemming.

3. Beveilig je gegevens
Investeer in goede beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, firewalls, en toegangscontroles om de persoonsgegevens die je beheert te beschermen. Zorg ervoor dat je medewerkers zich bewust zijn van de beveiligingsprocedures en deze naleven.

4. Registreer en documenteer gegevensverwerkingen
Houd een register bij van alle gegevensverwerkingen die binnen je bedrijf plaatsvinden. Dit helpt niet alleen bij het naleven van de AVG, maar zorgt er ook voor dat je snel kunt reageren op verzoeken van betrokkenen.

5. Sluit verwerkersovereenkomsten af
Als je samenwerkt met derde partijen die namens jou gegevens verwerken, zoals een cloudserviceprovider, zorg dan dat je verwerkersovereenkomsten afsluit. Hierin wordt vastgelegd hoe deze partijen met de persoonsgegevens om moeten gaan en welke beveiligingsmaatregelen zij moeten treffen.

6. Cookiebeleid
Bij het maken van een website krijg je zonder dat je het door hebt vrijwel altijd te maken met cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die informatie verzamelen over het surfgedrag van gebruikers. De AVG vereist dat je expliciete toestemming moet krijgen voor het gebruik van cookies. Dit betekent dat je een duidelijke cookiebanner moet tonen waarin je uitlegt welke cookies je gebruikt en waarom, en waarbij gebruikers de mogelijkheid hebben om de cookies te weigeren.

7. Monitor en evalueer je AVG-compliance
Voer regelmatig (afhankelijk van de omvang van je bedrijf) audits uit om te controleren of je nog steeds voldoet aan de AVG. Dit helpt je om eventuele tekortkomingen op te sporen en te corrigeren.

Het naleven van de AVG is essentieel voor elke ondernemer die persoonsgegevens van EU-burgers verwerkt. Door transparantie te bieden, expliciete toestemming te verkrijgen, de rechten van betrokkenen te respecteren, gegevens goed te beveiligen, en adequaat te reageren op datalekken, kun je niet alleen voldoen aan de wetgeving, maar ook het vertrouwen van je klanten winnen. Volg de bovenstaande stappen en zorg ervoor dat jouw onderneming AVG-compliant is, zodat je zonder zorgen kunt blijven groeien.

Hulp nodig?
Wil je weten of jouw online onderneming voldoet aan de AVG of heb je hulp nodig bij het implementeren van de AVG binnen jouw organisatie? Ik help je graag verder. Neem nu contact op!